Cikarang, Dewasa ini, perkembangan teknologi telah berkembang kearah yang lebih maju dan telah melingkupi disemua apek dan bidang, tidak terkecuali dalam hal tata kelola pemerintahan. pegawai/karyawan tidak lagi harus terikat dalam suatu ruang untuk bekerja dalam menjalankan tugas, namun dituntut untuk dapat menjalankan tugas dan fungsinya dimanapun lokasinya. Kondisi ini lebih dikenal dengan istilah mobile, dimana hanya dengan berbekal perangkat elektronik seperti notebook, laptop, smartphone dan gadget lainya serta adanya akses internet seorang pegawai telah dapat bekerja guna menjalankan tugasnya sebagai mana ia berada di dalam ruang kantor.
Menyikapi kondisi ini, Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kabupaten Barito Selatan diundang oleh Direktorat e-Goverment Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia untuk mengikuti Bimbingan Teknis Local Admin dan Training of Trainer siMAYA di di Balai Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (BPPTIK) Cikarang, Jawa Barat, 30 September – 2 Oktober 2014. Bimbingan Teknis diikuti oleh instansi pusat dan daerah dengan peserta sebanyak 72 orang. Narasumber dan instruktur berasal dari subdit Aplikasi Kepemerintahan S. Juliandry Simanungkalit, Monika Suharko dan Dirgantara Manurung.
siMAYA merupakan aplikasi e-office yang telah disempurnakan dari aplikasi e-office sebelumnya. Aplikasi siMAYA telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah.
Aplikasi ini dikembangkan dengan mengadopsi teknologi terbaru yaitu cloud computing dengan bahasa pemrograman nodejs dan menggunakan database mongo. Pada kondisi dan pertimbangan tertentu, aplikasi siMAYA dapat diinstall secara lokal di instansi pemerintah.
Manfaat:
• Implementasi sistem elektronik administrasi perkantoran konvensional yang selama ini digunakan.
• Meningkatkan keterhubungan dan koordinasi antar instansi pemerintah baik pusat dan daerah melalui mekanisme Meningkatkan efisiensi waktu dan efektivitas administrasi perkantoran.
• Dapat diakses dari manapun dan kapanpun melalui internet dan atau intranet.
• Implementasi sederhana dari Green ICT di lingkungan instansi pemerintah,
Fitur:
• Sistem surat menyurat dan disposisi yang sesuai dengan tata naskah dinas elektronik.
• Template yang sesuai dengan Tata Naskah Dinas (TND) Nomor 80 tahun 2012.
• Melacak posisi surat.
• Pengendalian surat keluar dan surat masuk.
• Pelaksana harian (Plh).
Materi yang didapat selama Bimbingan Teknis Local Admin dan Traing of Trainer (ToT) siMAYA adalah:
• Kondisi e-Government saat ini beserta kontribusinya dalam membantu tugas aparatur pemerintah.
• Sekilas tentang siMAYA.
• Paparan Kondisi e-Government di Indonesia Saat Ini.
• Materi: Pengenalan siMAYA, Infrastruktur, dan Persiapan Implementasi.
• Bimtek Admin lokal siMAYA.
• Bimtek Pengguna TU.
• Bimtek Pengguna TU lanjutan.
• Bimtek Pengguna Pimpinan.
• Bimtek Pengguna Biasa.
Bahwa sebagai tindak lanjut Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025, telah ditetapkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014. Dalam Road Map tersebut telah ditetapkan tujuan program penataan tata laksana yaitu meningkatkan efisiensi dan efektifitas bisnis proses dan mekanisme kerja/prosedur dalam sistem manajemen pemerintahan dengan target meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan dan meningkatnya efisiensi dan egektivitas proses manajemen pemerintahan.
Untuk mewujudkan pengembangan sistem elektronik pemerintah, telah ditetapkan kebijakan pengelolaan tata naskah dinas secara elektronik melalui peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE).
Kemenpan bekerja sama dengan Kementerian Komunikasi dan Informatika telah mengembangkan sistem administrasi perkantoran secara elektronik yang terintegrasi. Sistem ini disebut dengan siMAYA yaitu Sistem Administrasi Perkantoran MAYA yang disusun mengacu pada peraturan Menpan nomor 6 tahun 2011
Mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik salah satunya diantaranya dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis dilingkungan instansi pemerintah.
Penggunaan aplikasi ini sederhana dan tidak memerlukan keahlian tertentu. Dalam menjalankan aplikasi siMAYA, sesorang tidak dituntut untuk memeiliki keahlian tertentu yang penting bisa memahami proses dan prosedur dalam menjalankan Aplikasi siMAYA.
Tujuan dari Pelaksanaan Implementasi Sistem Administrasi Perkantoran MAYA (siMAYA) yakni untuk mewujudkan pengembangan sistem elektronik pemerintah tentang pengeleloaan tata naskah dinas secara elektronik.
Implementasi Sistem Administrasi Perkantoran MAYA (siMAYA) ini adalah salah satu upaya efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan tata naskah dinas secara elektronik dimana sebelumnya dilaksanakan secara manual dan kurang efektif. Dengan diberlakukannya siMAYA ini, sistem pengelolaan tata naskah dinas diharapkan akan lebih baik ketimbang menggunakan sistem manual seperti yang sedang dilakukan saat ini.
